Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Rafał Syryczyński Management (marka: RS Management), ul. Konstancińska 2/102, 02-942 Warszawa, Polska, NIP PL5213714594. Kontakt: kontakt@rsmanagement.ai.

Jakie dane przetwarzamy

Przez formularz kontaktowy przetwarzamy dane przekazane dobrowolnie: imię, adres e-mail, nazwę firmy oraz treść wiadomości. Formularz nie pyta o nazwisko, bo do pierwszego kontaktu nie jest potrzebne. Zapisujemy też fakt i moment potwierdzenia zapoznania się z zasadami przetwarzania danych. Przy rozpoczęciu płatnej współpracy przetwarzamy dane do faktury oraz status płatności. Ta strona nie przechowuje numerów kart płatniczych.

Zgłoszenie z formularza trafia wyłącznie do naszej skrzynki pocztowej i nie jest kopiowane do żadnego dodatkowego systemu ani bazy. Treści zgłoszenia nie zapisujemy razem z adresem IP osoby wysyłającej.

Przy rezerwacji terminu przez stronę rezerwacji Microsoft Bookings przetwarzamy dane podane w formularzu rezerwacji: imię i nazwisko, adres e-mail i termin spotkania oraz podane dobrowolnie: temat do omówienia, a przy sesji roboczej nazwę firmy i stanowisko. Rezerwacja tworzy wydarzenie w kalendarzu Microsoft 365 oraz wiadomości z potwierdzeniem i przypomnieniem.

Spotkania z klientami prowadzimy przez Microsoft Teams. Za zgodą uczestników, o którą pytamy na początku rozmowy, spotkanie może być nagrywane i transkrybowane. Zapis służy wyłącznie przygotowaniu podsumowania i materiałów dla klienta; przechowujemy go do zakończenia zlecenia, nie dłużej niż 12 miesięcy od spotkania, a na życzenie usuwamy wcześniej. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a wobec uczestników niebędących stroną umowy uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Przy każdej wizycie na stronie dostawca hostingu przetwarza dane techniczne połączenia, w tym adres IP, w celu dostarczenia treści oraz ochrony przed nadużyciami i nadmiarem żądań. Podstawą jest uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie budujemy z tych danych własnego zbioru i nie łączymy ich z treścią zgłoszeń, a zabezpieczenie formularza przed nadmiarem żądań może korzystać z krótkotrwałych liczników opartych na skrócie adresu, nie na samym adresie IP.

Cel i podstawa prawna

Dane są przetwarzane w celu obsługi zapytań, realizacji usług konsultingowych, wystawiania faktur oraz obowiązków podatkowo-księgowych. Podstawy prawne to działania podejmowane na żądanie przed zawarciem umowy i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Podmioty przetwarzające i transfery poza EOG

Liczbę podmiotów przetwarzających ograniczamy do minimum. Obecnie: Cloudflare (hosting, dostarczanie strony i zbiorcze logi ruchu) oraz Microsoft 365 (poczta, kalendarz, rezerwacja terminów, spotkania Teams oraz dostarczanie wiadomości z formularza). Z oboma łączą nas umowy powierzenia przetwarzania. Faktury wystawiamy w systemie fakturowym i przekazujemy do Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z przepisami. Przy przygotowaniu materiałów dla klientów korzystamy z narzędzi AI dostawców OpenAI, Anthropic, Google i Perplexity na warunkach biznesowych wykluczających trenowanie modeli na przekazanej treści; przekazujemy im tylko zakres niezbędny do wykonania zlecenia, a dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy zlecenie tego wymaga.

Część z tych podmiotów ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Cloudflare i Microsoft uczestniczą w programie EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony), a uzupełniająco stosują standardowe klauzule umowne przewidziane w swoich warunkach przetwarzania danych. Dostawcy narzędzi AI z siedzibą w Stanach Zjednoczonych opierają transfer na tym samym programie albo na standardowych klauzulach umownych. Kopię informacji o podstawie transferu dla konkretnego dostawcy udostępniamy na życzenie.

Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy do celów marketingowych podmiotom trzecim. Nie korzystamy z zewnętrznych dostawców fontów ani ze skryptów analitycznych, więc samo odwiedzenie strony nie przekazuje danych poza dostawcę hostingu.

AI a dane

Nie wykorzystujemy danych, w tym danych klientów, do trenowania modeli AI i nie przekazujemy poufnych informacji klientów do publicznego treningu modeli. Gdy narzędzia AI wspierają naszą pracę, korzystamy z nich na warunkach wykluczających trenowanie na przekazanej treści.

Środki bezpieczeństwa

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, uwierzytelnianie wieloskładnikowe oraz minimalizację zakresu zbieranych danych. Szczegółowy wykaz zabezpieczeń udostępniamy klientom biznesowym w ramach umowy powierzenia.

Cookies i analityka

Strona nie ustawia plików cookies marketingowych, nie korzysta ze śledzenia i nie uruchamia w przeglądarce żadnych skryptów analitycznych. Ruch mierzymy wyłącznie po stronie serwera, na zbiorczych logach dostawcy hostingu (Cloudflare): liczba żądań, adresy podstron, kraj oraz rodzaj klienta, w tym boty. Baner zgody nie jest wymagany, ponieważ nie odczytujemy z urządzenia użytkownika informacji innych niż niezbędne do wyświetlenia strony.

Okres przechowywania

Dane zapytań przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi rozmowy, a w razie braku dalszej współpracy przez okres do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowywane są przez okres wymagany przez polskie przepisy.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. W zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie, przysługuje prawo jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia. Wystarczy wiadomość na kontakt@rsmanagement.ai.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, umówienia spotkania lub zawarcia umowy. Bez nich nie jesteśmy w stanie wykonać tych czynności. Przy zakupie usługi podanie danych do faktury wynika z przepisów podatkowych.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających. Dotyczy to również narzędzi AI, z których korzystamy: wspierają one naszą własną pracę.

Inspektor ochrony danych

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki z art. 37 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy pisać na kontakt@rsmanagement.ai.

Umowa powierzenia (DPA)

Dla klientów biznesowych, których współpraca obejmuje przetwarzanie danych osobowych w ich imieniu, umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) jest dostępna na życzenie przed rozpoczęciem prac.